桂林市教育局歷來重視信息化建設，早在2004年就被教育部批準為《教育管理信息化標準》全國應用示范區(qū)，全市近350所主要學校參與了標準化建設，良好的工作成績得到了教育部發(fā)展規(guī)劃司和教育管理信息中心的充分肯定，并作為成功經(jīng)驗在全國推廣。

　　現(xiàn)在，桂林教育局又將在信息化建設的道路上開啟一個全新的篇章，那就是在全局系統(tǒng)內實現(xiàn)辦公自動化管理。通過先進的辦公自動化系統(tǒng)(也稱OA系統(tǒng))，實現(xiàn)桂林教育系統(tǒng)內網(wǎng)絡化、數(shù)字化、高效化的協(xié)同辦公。

　　桂林教育局選擇了在業(yè)內素有“工作流管理專家”之稱的華天動力，通過華天動力辦公自動化系統(tǒng)，將教育局的十幾個機關科室、17個區(qū)縣教育局、6個二級機構、26個直屬學校，以及幾十個其他類型的學校全部納入統(tǒng)一的辦公平臺。從而實現(xiàn)了整個教育系統(tǒng)內統(tǒng)一的收、發(fā)文管理，使各地的下屬機構和學校能夠實時、同步獲取信息，減少溝通時間。

　　值得一提的是，桂林教育局還同時使用了華天動力提供的先進的手機辦公系統(tǒng)，領導即使不在電腦旁，也能夠通過各種手機終端登陸辦公系統(tǒng)，審批重要的文件和申請，實現(xiàn)了更加靈活和便利的移動辦公。這使得桂林教育局的信息化建設步伐一次走在全國前列。

　　由于華天動力辦公自動化系統(tǒng)已經(jīng)提供了完善的收發(fā)文管理模塊，能夠實現(xiàn)收發(fā)文的登記、擬稿、審核、會簽、簽發(fā)、承辦、傳閱、蓋章等全方位的管理，所以桂林教育局只需對系統(tǒng)進行微調就可以直接使用。而實施人員的重點工作則放在了系統(tǒng)設置和培訓上。

　　因為這個辦公系統(tǒng)涉及到的機構、部門、崗位和人員眾多，所以必須充分考慮到日后維護的各項細節(jié)，其中一個重要問題就是：當人員變動的時候怎么辦。為此實施人員和桂林教育局的主管領導設計了一個巧妙的辦法：將某些用戶的登陸賬號設置成部門的縮寫，而非姓名的縮寫。如“人事教育科”的某個用戶，其登陸賬號是“rsk”，這樣即使該崗位的人員發(fā)生變化，新來的員工也可以繼續(xù)使用該賬號，而原來的工作也會完整的繼承下來。

　　現(xiàn)在，桂林教育局已經(jīng)實現(xiàn)了對辦公自動化系統(tǒng)的內網(wǎng)訪問、外網(wǎng)訪問和手機訪問，實現(xiàn)了整個教育局內相關單位、部門的統(tǒng)一管理、維護，網(wǎng)上收發(fā)文和審批工作也都順利開展起來。

　　桂林教育局的辦公自動化和移動辦公雖然剛剛起步，但已經(jīng)具有了良好的開始，第一階段的目標已經(jīng)實現(xiàn)，今后還將根據(jù)使用情況對辦公系統(tǒng)進行不斷的優(yōu)化和改進。